【またか】デジタル庁がメールアドレスを漏洩!CCとBCCを間違えるミス

記事更新日: 2021/11/27

ライター: ナガヤン

11月24日(水)、デジタル庁が報道機関向けのメールをCCに記載して誤送信したことで、メールアドレス400件が外部に流出したことが発覚しました。

 

デジタル庁の「やらかし」には、メールアドレスを漏洩させられた報道機関が最も強く反応を示しています。

私たちにとってもメールアドレスは個人情報ですので、これが国民に配信していたメールだったらと思うとゾッとしますね。

 

メールアドレスの流出と聞くと、大変けしからんと思っていても、自分たちがやらかすことはないだろうと考えるかもしれません。

しかし、問題の原因はとてもシンプルで、誰もが起こしかねないことでした。

 

デジタル庁はなぜ問題を起こしてしまったのか。どのような対策が考えられるのか。私たちはどうすべきなのか。を考えてみました。

なぜメールアドレスが漏洩したのか

デジタル庁は、11月24日午後2時40分ごろ、デンマーク外務省とのデジタル分野における協力覚書について報道陣向けに配信しました。

配信方法はメールで、従来は送信先メールアドレスを第三者から確認できないBCC欄に入力していました。

ところが、今回はCC欄に記載してしまい、メールを受け取った報道陣が全てのメールアドレスを閲覧できる事態となりました。

 

メール送信からしばらくした後、デジタル庁でこの問題が発覚しました。

デジタル庁は同日午後6時55分ごろ、「先ほどお送りしたメールは破棄していただけますようお願い申し上げます」とするメールを配信。

「今後は厳重に注意し、再発防止に努めてまいります」と伝えています。

情報漏洩は個人だけの問題ではない

そもそも問題の原因は、人の手で1つ1つメールアドレスを入力していたことにあります。

集中力があるうちは良いですが、疲れから注意が散漫になってミスが発生してしまいます。

 

ではこのミスは作業者だけの責任でしょうか?

もちろん責任がないとは言いません。ですが、それでよいのでしょうか。

作業者一人によって、組織・企業の信用が左右されることは健全な状態とはいえません。

 

リスクマネジメントの観点からは、むしろ集中力が切れたときに問題が起きない仕組みづくりが重要です。

そして、ミスをしない根本的な解決方法は、集中を必要とする作業を排除することにあります。

送信先が多い場合は、ほかの方法も検討しよう

では原点に立ち返ってみましょう。

本来やりたかった「メールの一斉配信」については、次の方法が考えられます。

  • 「BCC」で送信先を秘匿して、一斉に送る
  • 「送信先グループ」をメールソフトで作って、一斉に送る
  • 「メール配信システム」を使って、一斉に送る

「BCC」を使った一斉配信

「BCC」は、送信メール自体でできる手軽な方法です。

メールアドレスの入力欄を「BCC」に変えるだけなので、特別な予算を組むことなく、すべての社員が実施することができます。

 

ただし、時間ベースで人件費を勘案すると実施するための費用がそこまで安くないこと、不注意からミスが発生するリスクがあることがイケてません。

「送信先グループ」を使った一斉配信

「送信先グループ」は、メールソフトでひと手間かければできる方法です。

メールソフト(OutlookやApple Mailなど)でグループを作成してしまえば、抜け漏れなく同じ送信先に送ることができます。

ただ、ソフトごとに設定しなければならず、引継ぎコストが小さくないという面があります。

「メール配信システム」を使った一斉配信

「メール配信システム」は、予算を組めれば、もっとも安全で堅牢な方法です。

一度設定してしまえば同じ送信先に繰り返し送ることができ、管理者であればだれでも使えます。

 

有名なメール配信システムには、次のようなサービスがあります。

システム単体で見ると契約料金は安くはないです。

しかし、情報漏洩による社会的リスクを考えると、契約した方が安いと考えることもできます。

対策をして失敗しない一斉配信を!

メールの一斉配信においてどの配信方法がベストかは、送信先の数と予算、組織規模によって変わります。

ケースバイケースですが、ひとつの目安としては次の基準があるのでご参考ください。

  • 送信先が2、3件程度:ミスが起きる可能性はまだ低いため、「BCC」でOK
  • 送信先が5件以上:送信ミスを防ぐためにも、「送信先グループ」を使うことを推奨
  • 送信先が10件以上:個人のミスで済まなくなるため、「メール配信システム」の導入を検討するタイミング

この記事を書いたライター

ナガヤン

著者プロフィール

こんにちは、SEライターのナガヤンです!
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サーチバンクでは、エンジニア中心のメンバーで、私たちだからこそできる、べんりで楽しくなる情報を発信していきます!

これからの働き方を考えるメディア「JobTier」にて、対談記事を書いていただきました!

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